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13/08/2018 上市公司秘書的重要性

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公司秘書是一種專業,上市規則規定要由一位公司秘書擔任,主要職責是向董事會提供有關符合上市規則,公司條例及企業管治的意見。很多上市公司的公司秘書都是由財務總監或執行董事兼任,一般給人的錯覺只是處理文書工作。當公司處理一些常見的收購合併,配股,發行認股證權證或一些複雜的交易,可能因以往未曾處理過這些業務,導致條款,規條,形式或上市公司規例也需要花較多時間去研究,甚至要找一些外聘團體協助,但這些團體亦可能只發揮某一方面的幫助,而並非全面性,從而令公司秘書角色變得不明顯及被忽略。

很多公司因為交易需要,會按個別專案形式去徵詢律師及財務顧問意見,去索取資料以符合上市規則要求,交易模式或規條等,但因為以項目形式諮詢意見,故此未必全盤考慮公司整體需要,背景,董事及股東利益。但如果是外判給專業及有經驗的公司秘書,在協助處理交易前會做一些初步的評估。

財務總監也有能力去處理,但若該總監離職後,資料的完整性並未能延續,故此交予外判的專業公司秘書,便不會存在此問題。

公司秘書亦會協助董事會,執行董事及非執行董事去履行其責任及提供專業知識,如交易收購,合併或股權認購等事項,或公司內部事務提供一些專業意見。而外判的專業秘書公司可提供專業及獨立性意見予公司管理層及董事會,避免角色衝突。

因此建議公司可以考慮外判專業公司秘書協助。他們會運用其專業去協助解決公司的問題及全面地顧及公司需要,亦可以省卻一些不必要的麻煩及人手,角色衝突等問題,令公司運作得更順暢。

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