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August 13, 2018

13/08/2018 上市公司秘书的重要性

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公司秘书是一种专业,上市规则规定要由一位公司秘书担任,主要职责是向董事会提供有关符合上市规则,公司条例及企业管治的意见。很多上市公司的公司秘书都是由财务总监或执行董事兼任,一般给人的错觉只是处理文书工作。当公司处理一些常见的收购合并,配股,发行认股证权证或一些复杂的交易,可能因以往未曾处理过这些业务,导致条款,规条,形式或上市公司规例也需要花较多时间去研究,甚至要找一些外聘团体协助,但这些团体亦可能只发挥某一方面的帮助,而并非全面性,从而令公司秘书角色变得不明显及被忽略。 很多公司因为交易需要,会按个别项目形式去征询律师及财务顾问意见,去索取资料以符合上市规则要求,交易模式或规条等,但因为以项目形式咨询意见,故此未必全盘考虑公司整体需要,背景,董事及股东利益。但如果是外判给专业及有经验的公司秘书,在协助处理交易前会做一些初步的评估。 财务总监也有能力去处理,但若该总监离职后,资料的完整性并未能延续,故此交予外判的专业公司秘书,便不会存在此问题。 公司秘书亦会协助董事会,执行董事及非执行董事去履行其责任及提供专业知识,如交易收购,合并或股权认购等事项,或公司内部事务提供一些专业意见。而外判的专业秘书公司可提供专业及独立性意见予公司管理层及董事会,避免角色冲突。 因此建议公司可以考虑外判专业公司秘书协助。他们会运用其专业去协助解决公司的问题及全面地顾及公司需要,亦可以省却一些不必要的麻烦及人手,角色冲突等问题,令公司运作得更顺畅。
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